Perkembangan sistem informasi manajemen telah
menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional
(pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan juga telah
menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan
keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling
akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.
Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan
dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan
konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia. Pemanfaatan
teknologi informasi ini dikaitkan dengan pentingnya atau bantuannya dalam
proses pengambilan keputusan manajemen. Dapat kita ketahui bahwa masih kurangnya
organisasi baik pada sektor publik maupun organisasi pada sektor swasta yang
menerapkan sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan, khususnya
pada organisasi pemerintah daerah. Berdasarkan latar belakang diatas, maka
penulis akan membahas mengenai sistem pendukung pengambilan keputusan.
SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu
melengkapi sistem informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang
akan dibahas di sini, di antaranya adalah:
Sistem Pendukung Pengambilan
Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)
Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan
Keputusan/Group Decision-Support Systems (GDSS)
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
Eksekutif/Executive-Support Systems (ESS)
Sistem Pakar/Expert System
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision
Support Systems (DSS)
Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok
(DSS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil
keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang
tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan
manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang
komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam
satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung
pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada
pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk
analisis data penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya
intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka
meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai tambahan
bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk
menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya.
Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit
adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi
(unsur-unsur informasi) seperti terlihat pada kolom 1 gambar di atas. Manajer
dalam hal ini dapat bertanya pada database untuk mendapatkan angka/jumlah
tingkat penyerapan anggaran pada satu satker dibawah lingkup kerjanya.
Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit
lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai
tingkat penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah
laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.
Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang
menyiapkan laporan total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan
yang diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven
DSS dan Data-driven DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang
berdiri sendiri terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan.
DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak
langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS
ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian
dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk
digunakan.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis
sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi
organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan
memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari
data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau
perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya
memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem informasi organisasi
yang ada.
Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan -
Group Decision Support Systems (GDSS)
GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang
interaktif untuk memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil
keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan
untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang (kelompok orang).
Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah banyaknya para pengambil
keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada.
GDSS memberikan dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan
suatupengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam
kelompok. Gambar 3-4 di bawah ini menunjukkan empat kemungkinan pengaturan GDSS
yang didasarkan pada ukuran kelompok dan lokasi para anggotanya.
Penggunaan GDSS mampu untuk mengatasi berbagai
masalah atau potensi masalah yang mungkin akan timbul. Beberapa manfaat yang
dapat diperoleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:
1. Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat
diskusi atau pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap
peserta dari berbagai latar belakang dapat memberikan kontribusinya dengan
optimal.
3. Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan
kolaboratif, yaitu tanpa membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa
takut dan terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi
mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.
Penggunaan GDSS mampu untuk mengatasi berbagai
masalah atau potensi masalah yang mungkin akan timbul. Beberapa manfaat yang
dapat diperoleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:
1. Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat
diskusi atau pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap
peserta dari berbagai latar belakang dapat memberikan kontribusinya dengan
optimal.
3. Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan
kolaboratif, yaitu tanpa membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa
takut dan terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi
mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.
4. Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik,
memungkinkan peserta rapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau
pendapatnya tanpa takut untuk dikritik.
5. Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di
mana suatu ide akan dievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yang
memberikan ide tersebut.
6. Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana
tetap memfokuskan pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang
paling efisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi
brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang paling sesuai.
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)
Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan
eksekutif istilah executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan
executive information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya.
Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis
komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem ini
memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Di sisi lain, ESS
adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai kemampuan lebih dari EIS.
ESS menyangkut juga sistem komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analisis,
dan intelejensia.
ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran
operasional suatu organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak;
menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan
individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif;
menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik;
mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres, dan melacak data
dan informasi kritikal.
Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah
kemampuan melihat rincian, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical
success factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception
reporting), penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.
Sistem Pakar - Expert Systems (ES)
Para ahli atau pakar biasanya memiliki pengetahuan
(knowledge) dan pengalaman khusus untuk masalah tertentu. Mereka paham betul
alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya, serta keuntungan dan
kerugian yang mungkin timbul. Mereka biasanya digunakan oleh instansi untuk
memberi nasehat atas masalah tertentu, seperti pada Departemen Pertahanan
masalah pembelian peralatan militer yang teknologinya canggih, penyelesaian
tuntutan pembubaran Bisnis TNI, perampingan/reorganisasi departemen, dan
strategikomunikasi dengan media massa. Makin tidak terstruktur masalahnya,
makin spesialis nasehat yang dibutuhkan dari mereka.
Expert systems (ES) mencoba untuk meniru
pengetahuan pakar tersebut. Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus
memberikan keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah
paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu masalah
spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya dapat sama atau melebihi
suatu tingkat kemampuan seorang pakar.
ES bisa dibagi dalam dua bagian: lingkungan
pengembangan (development environment) dan lingkungan konsultasi (consultation
environment). Lingkungan pengembangan digunakan oleh pengembang ES untuk
membangun komponen komponen ES dan menempatkan pengetahuan (knowledge) pada
basis pengetahuan (knowledge base). Lingkungan konsultansi digunakan oleh
non-pakar untuk memperoleh pengetahuan dan nasehat para pakar yang disimpan di
sistem.
Tiga komponen utama yang biasanya ada dalam ES
adalah basis pengetahuan, mesin inferensi (inference engine), dan tampilan
pengguna (user interface).
ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran
operasional suatu organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak;
menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan
individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif;
menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik;
mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres, dan melacak data
dan informasi kritikal.
Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah
kemampuan melihat rincian, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical
success factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception
reporting), penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.
Thanks...
Sumber :
Danang Sunyoto. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: CAPS.
M. Fakhri Husein dan Amin Wibowo. 2000. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta:
YKPN.
M. Khoirul Anwar dan Asianti Oetojo S. 2004. SIMDA. Yogyakarta: Pustaka
Pelajar.
http://wulan-wbw.mhs.narotama.ac.id